Mailstore - E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung ist mehr als ein notwendiges Übel. Unternehmen kommunizierten lange Zeit über Briefe und Telefax. Dies hat sich grundlegend geändert. Heute ist die E-Mail als kostengünstiges Medium der Kommunikationsträger Nr. 1 im Geschäftsleben. Doch dies stellt Unternehmen vor die Herausforderung einer massiven E-Mail-Flut.

Diese E-Mails blockieren Speicherplatz auf ihren Mail-Servern und aus Ihnen ergibt sich eine Verpflichtung, für Sie als Unternehmer, da Sie für die sachgemäße Archivierung dieser Daten verantwortlich sind.

Ausserdem: Seit 01.01.2008 hat der Gesetzgeber Emails zur offiziellen Geschäftspost erklärt und alle Unternehmen zur revisionssicheren Archivierung für 10 Jahre verpflichtet.

E-Mail Archivierung einfach gestaltet

Für Sie als Unternehmen ergeben sich verschiedene rechtliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Daten. So verpflichtet sie der Gesetzgeber unter anderem dazu, ihren E-Mail-Verkehr zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren.

Dabei müssen diese elektronischen Nachrichten vollständig und manipulationssicher bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht verwahrt werden.

Gern entlasten wir Sie beim Bändigen der E-Mail-Flut und unterstützen Sie beim rechtskonformen Archivieren der elektronischen Post in Ihrem Unternehmen.

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Ihr Rund-um-Sorglos-Paket

Wir bieten Ihnen mit MailStore Server eine Lösung, welche für Sie keinen weiteren Arbeitsaufwand beinhaltet. Die Software legt 1:1-Kopien aller E-Mails in einem Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Die Ablage erfolgt hier revisionssicher und nicht manipulierbar.

Wir kümmern uns um die Installation und Wartung ihrer E-Mail Archivierung und beseitigen etwaige Probleme.

Dabei bieten wir Ihnen die Option MailStore als Inhouse-Version auf ihren eigenen Servern zu installieren oder unsere eigene Cloud zu nutzen. MailStore ist dabei mit allen gängigen E-Mail-Programmen kompatibel und ist somit die ideale Lösung für Ihre Archivierung.

Weitere Informationen zur Aufbewahrungspflicht

Verbreitete Irrtümer über die Archivierungspflicht von E-Mails

Übrigens gibt es einige Irrtümer, die die Archivierungspflicht von E-Mails betreffen. So kursiert der Glaube, es bestehe keine generelle Pflicht zur Archivierung von E-Mails, denn dies betreffe nur große Unternehmen. Stimmt aber nicht! Denn jedes Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht, unabhängig von seiner Größe, unterliegt den GoBD ( Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und ist daher zur Archivierung seiner elektronischen Post verpflichtet. Und dann gibt es die Ansicht, dass Backups die Archivierung der E-Mails mit abdecken und deshalb keine Archivierungslösung benötigt wird. Stimmt leider auch nicht! Denn Backups werden meist nur einmal täglich durchgeführt. Das bedeutet aber, das Daten, die danach geändert wurden, nicht im Backup enthalten sind. Wer also gesetzeskonform archivieren möchte, benötigt eine Archivierungslösung, die im besten Fall von einem Backup ergänzt wird. Gern beraten wir Sie zu diesem Thema und finden die für Sie beste Lösung.

Katzenvideos vs. Artikel 10 Grundgesetz

Ein Bereich, der im Zusammenhang mit der Archivierungspflicht gern ausgeblendet wird, ist der Datenschutz. Zu kompliziert, zu arbeitsintensiv in der Umsetzung und vor allem in kleinen Unternehmen schwierig umzusetzen. Stimmt aber nicht, wenn Sie im Zusammenspiel mit einer professionellen Archivierungslösung entsprechende verbindliche Regeln im Unternehmen aufstellen.

Ein Beispiel: Unter den 435 Milliarden E-Mails*, die im Jahr 2018 vom Arbeitsplatz aus versendet wurden, befand sich gut ein Drittel mit privaten Inhalten. Verabredungen zum Sport oder zum Feierabendbier. Der Link zum Autohändler mit den größten Rabatten. Und sehr beliebt unter Kollegen Mails wie diese: „Guck mal, Sabine, soooo süüüüß!“ Und im Anhang ein Katzenvideo.

Da aber E-Mails mit privaten Inhalten dem Postgeheimnis unterliegen, welches wiederum in Artikel 10 Grundgesetz verankert ist, dürfen diese E-Mails nicht archiviert werden, da dies ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis und den Datenschutz darstellt.

Sie haben drei Möglichkeiten: Sie untersagen per Anweisung die private E-Mail-Kommunikation über die dienstliche Infrastruktur oder Sie lassen sich von allen Mitarbeitern die Genehmigung zur automatisierten E-Mail-Archivierung auch solcher Nachrichten mit privaten Inhalten erteilen. Oder Sie kontaktieren uns – gern sind wir Ihr Partner und unterstützen Sie bei der Realisierung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen.

Gern sind wir Ihr Partner und unterstützen Sie bei der Realisierung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen

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